Datenschutz

für den Golfsport

Informationen für die Praxis.

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Der 25.05.2018 ist bald ...

Dann tritt ein neues Datenschutzrecht in der gesamten EU in Kraft. Die Änderungen sind tiefgreifend und machen es für uns alle notwendig, rechtzeitig zu handeln.

Wir versuchen hier, in einer allgemein verständlichen Sprache die wichtigsten Konsequenzen des neuen Datenschutzrechts für Sie darzustellen und die wichtigsten Fragen zu beantworten.

Sollten Sie weitergehende Informationen zum Thema Datenschutz benötigen, steht Ihnen die externen folgenden Datenschutzberater gerne zur Verfügung.

Karl Würz 
CompCor Compliance Solutions GmbH & Co KG 

Berliner Straße 44
60311 Frankfurt am Main

und 

Königsbacher Straße 51
75196 Remchingen-Wilferdingen

Telefon: +49 (0) 7232 - 809 14-0
Mail: office@compcor.de

 

Karsten Klug, Rechtsanwalt
Externer Datenschutzbeauftragter TÜV zert.

Kaiser-Wilhelm-Str. 93
20355 Hamburg

Telefon: +49 (0) 40 411 89 38-28
Mail: klug@elblaw.de

Fragen und Antworten

Wo kann ich mehr zum Thema Datenschutz auf Golfanlagen erfahren

Wo kann ich mehr zum Thema Datenschutz auf Golfanlagen erfahren

Der Bundesverband Golfanlagen e.V. veranstaltet im Oktober/November 2017 sein jährliches Golfplatz-/Golfbetreibertreffen - dort wird Karsten Klug einen Vortrag zum Thema Datenschutz auf Golfanlagen halten. Die einzelnen Termine und Unterlagen finden Sie unter dem nachfolgenden Link: BVGA Golfplatz/Betreibertreffen

GKMB hat einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB), bedeutet das, dass wir keinen DSB benennen müssen?

GKMB hat einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB), bedeutet das, dass wir keinen DSB benennen müssen?

Natürlich nicht. GKMB hat einen externen Datenschutzbeauftragten unter Vertrag, um eine allen fachlichen Standards entsprechende Umsetzung der Datenschutzbestimmungen auch weiterhin zu gewährleisten. Das hilft Ihnen in Hinblick auf die Gewährleistung der Zuverlässigkeit Ihres Dienstleisters, die Sie ja nach dem Gesetz prüfen müssen.

Brauchen wir denn einen Datenschutzbeauftragten?

Brauchen wir denn einen Datenschutzbeauftragten?

Bevor wir auf die Frage eingehen ein genereller Hinweis: Unabhängig davon, ob Sie einen DSB haben müssen oder eben nicht, gelten die Datenschutzregeln selbstverständlich für alle. Wenn Sie nicht verpflichtet sind, einen DSB zu benennen, bedeutet das zunächst nur, dass Sie bei der Umsetzung der Datenschutzbestimmungen auf sich allein gestellt sind. Fachlichen Rat werden Sie nach unserer Einschätzung auf jeden Fall brauchen.

Die Frage, ob Sie einen DSB benennen müssen, ist von der Anzahl der Personen abhängig, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben und von der Sensibilität der Daten (z.B. Gesundheitsdaten). Ab 10 Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, ist ein DSB zu benennen. Zu diesem Personenkreis zählen neben den Mitarbeitern des Sekretariats:

  • Ehrenamtliche (z.B. mit Zugang zu PC CADDIE/Albatros)
  • evtl. Gastronomiemitarbeiter (z.B. Zugriff auf Mitgliederdaten)
  • evtl. Greenkeeper (z.B. mit Zugang zu PC CADDIE/Albatros)
  • angestellte Hardware- und Netzwerkbetreuer

Muss es ein externer DSB sein?

Muss es ein externer DSB sein?

Nein. Es kann auch ein fachlich qualifizierter Mitarbeiter sein oder auch eine fachlich entsprechend qualifizierte Person aus dem Mitgliederkreis. Die Betonung liegt hier auf „fachlich qualifiziert“. Wenn der von Ihnen benannte DSB nicht über nachweisbare Qualifikation (z.B. Zertifizierungen) verfügt, dann haben Sie die gesetzliche Anforderung nicht erfüllt. Im Übrigen haftet der DSB in beträchtlichem Maß persönlich, insofern sollte man sich eine hinreichende Berufshaftpflicht nachweisen lassen.

Was spricht für einen externen DSB?

Was spricht für einen externen DSB?

Bei richtiger Auswahl sicher die berufliche Qualifikation. Es gibt übrigens zwischenzeitlich externe DSB’s, die sich mit den Clubverwaltungssystemen und mit den GKMB-Lösungen vertraut gemacht haben und dank ihrer Erfahrung im Golfbereich in der Lage sind, einen effizienten DSB-Service zum Pauschalpreis anbieten können. Da diese Anbieter direkt mit uns zusammenarbeitet und unsere Systeme kennt, haben Sie viel weniger Arbeit bei der Umsetzung. Auf Wunsch stellen wir gerne einen Kontakt her.

Kann GKMB die DSB Aufgaben übernehmen?

Kann GKMB die DSB Aufgaben übernehmen?

Aus Sicht der fachlichen Qualifikation wäre das möglich. Aber es wäre nicht im Sinne des Gesetzgebers, dass der zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtete Dienstleister sich selbst überwacht und ordnungsgemäßes Handeln bescheinigt. Es ist auch davon auszugehen, dass spätestens bei einer Überprüfung durch eine Datenschutzbehörde eine solche Konstellation als unzureichend und mithin als Verstoß beurteilt wird. Daher kommen auch Ihre Hardware- und Netzwerkbetreuer nicht in Frage, mögen sie auch noch so qualifiziert sein.

Was müssen wir denn jetzt nun unternehmen?

Was müssen wir denn jetzt nun unternehmen?

Zunächst einmal wieder eine grundsätzliche Anmerkung: Mit den etablierten Clubverwaltungs-Softwareherstellern Albatros und PC CADDIE und mit GKMB für die Web-basierten Dienstleistungen haben Sie Partner an der Seite, die Sie nach besten Kräften unterstützen werden, gesetzeskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten sicherzustellen. Was da im Einzelnen zu erledigen ist, haben wir in der Online-Information Roadmap zu DSGVO unter dem schon vielfach kommunizierten Link https://prezi.com/view/skIF2FjrjNJj8F0UfcoI veröffentlicht.

Was bedeutet Auftragsdatenverarbeitung?

Was bedeutet Auftragsdatenverarbeitung?

Machen wir Mal ein ganz einfaches praktisches Beispiel: Ihr neues Clubmitglied Hans Mustermann hat ein tolles Spielergebnis erreicht. Er stimmt zu, dass Sie ihn für eine Nachricht auf Ihrer Website fotografieren dürfen und eine kleine freundliche Nachricht dazu veröffentlichen können. Damit haben Sie - dank Zustimmung berechtigt – personenbezogene Daten zur Verarbeitung erhalten. Das Contentmanagementsystem, mit dem die Nachricht aufbereitet und publiziert wird, das Bild und der Text stehen mit der Eingabe und Veröffentlichung auf einem GKMB Server. GKMB verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag. Das ist bei Einhaltung der entsprechenden Vorschriften völlig in Ordnung. Das ist die Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des Gesetzes.

Wozu dient die Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung?

Wozu dient die Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung?

Sie dürfen die Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen. Dazu müssen Sie Zuverlässigkeit und Qualifikation (im Sinne des Datenschutzes) der Dienstleister prüfen und eine schriftliche Vereinbarung über Art und Umfang der externer Verarbeitung treffen. Nach dem bis Mai 2018 geltenden Recht ist der Abschluss eines solchen Vertrags die Pflicht der Auftraggeberseite (also für Sie). Ab 25. Mai 2018 haben auch die Dienstleister wie z.B. GKMB und PC CADDIE die Verpflichtung zum Abschluss eines solchen Vertrags. Dieser Vertrag verpflichtet die Auftragnehmerseite zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Der Vertrag dient also Ihrem Schutz. Mit der ab Mai geltenden Neuregelung der Datenschutzgrundverordnung müssen schon bestehende Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung angepasst werden.

Wie wird GKMB helfen?

Wie wird GKMB helfen?

  1. GKMB stellt ohne Kosten den Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung im Zeitfenster Januar/Februar 2018 zur Gegenzeichnung bereit. Sie brauchen also keine Zeit und keinen Aufwand hierfür investieren.
  2. Im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung ist auch zu dokumentieren, welche Verfahren mit welchen Daten im Einsatz sind. Wir stellen die Aufstellung der bei Ihnen eingesetzten Verfahren, den Zweck sowie die betroffenen Datenelemente für Sie zum Download bereit. Auch dies wird im Zeitfenster Januar/Februar 2018 geschehen. Außerdem aktualisiert GKMB die Daten regelmäßig, sodass auch eine kontinuierliche Anpassung an alle Veränderungen und Erweiterungen gewährleistet ist.
  3. Wir informieren mit Online- und Präsenzseminaren seit März 2017 und setzen dies in 2018 intensiv fort.
  4. Bei speziellen Fragen helfen wir gerne weiter. Auf Wunsch stellen wir einen Kontakt zu einem mit Clubverwaltungs- und GKMB Contentmanagementsystemen vertrauten Berater her.

Wie gehe ich am besten mit Personenbildern zur Identifikation um

Wie gehe ich am besten mit Personenbildern zur Identifikation um

Wenn Photos zur Identifikation der Kunden eingesetzt werden, sind die Kunden vor dem Erstellen und Speichern der Bilder genau über deren Zwecke und Nutzung zu informieren. Wenn die Bilder ggf. auch in einem Unternehmensverbund bzw. zwischen Anlagen zur Identifikation ausgetauscht werden, sind diese Anlagen auch alle namentlich in der Information aufzuführen.

Muss ich bei einer Kündigung automatisch alle personenbezogenen Daten löschen?

Muss ich bei einer Kündigung automatisch alle personenbezogenen Daten löschen?

Grundsätzlich nicht. Sofern der Grund für die Datenspeicherung allerdings weggefallen ist (u.a. Benutzung der Golfanlage) sind diese zu löschen. Bei einem Golfspieler ist dies aber nicht automatisch gegeben, da er ja auch weiterhin als Gast Ihre Anlage benutzen kann und ggf. auch weiterhin Informationen Ihrer Anlage erhalten möchte. Sofern der Kunde allerdings bei seiner Kündigung auch auf eine Löschung der Daten besteht, ist diese von Ihnen sicherzustellen und zusammen mit der Kündigungsbestätigung ebenfalls zu bestätigen.

Wo finde ich einen Datenschutzbeauftragten?

Wo finde ich einen Datenschutzbeauftragten?

Wir empfehlen Ihnen für eine Golfanlage auf jeden Fall ein Gespräch / eine Einschätzung mit einem zertifizierten Datenschutzberater zu führen. Grundsätzlich halten wir es für sinnvoll, dass dieser Datenschützer mit den Datenflüssen im Golfbereich vertraut ist - somit sparen Sie sich ggf. einmalige zeitliche und finanzielle Aufwendungen für die Einarbeitung dieser Person.

Fotografieren und Datenschutz – Wir sind im Bild!

Fotografieren und Datenschutz – Wir sind im Bild!

Alle Informationen finden Sie in diesem PDF.

Veröffentlichung von Fotos speziell für Vereine

Veröffentlichung von Fotos speziell für Vereine

Alle Informationen finden Sie in diesem PDF.

Die Webseite www.golfdatenschutz.de ist eine Informationsplattform der beteiligten Unternehmen.

 

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